¿Cómo organizar un evento TEDx?

Tras publicar un primer post en el que quisimos aclarar qué es un evento TEDx, ahora pasamos a explicar algo que seguramente muchos ya se habían planteado. ¿Qué hay que hacer para organizar un evento TEDx?

En primer lugar, hay que señalar que organizar un evento TEDx es un proceso largo, de varios meses de trabajo. Requiere un gran compromiso y responsabilidad, por lo que si no se dispone del tiempo necesario ni de equipo suficiente, va a ser muy difícil sacarlo delante de forma exitosa.

Responsabilidades del organizador TEDx

Para poner en marcha un evento TEDx, estarás sujeto a muchas reglas y pautas establecidas para asegurar la integridad de la misión y la visión de TEDx. No hay que olvidar que estas charlas se producen por todo el mundo. Además, una vez que estas normas se asumen desde el comienzo, menores serán los problemas que puedan surgir después.

Una regla básica de esta organización es que cualquier evento que se celebre deberá crear una experiencia similar a TED. Esto es, generar grandes ideas, narrar historias interesantes y contar con un programa multidisciplinar que establezca conexiones con la comunidad y nos haga reflexionar. Por eso, es importante dar voz a personajes locales que, aunque no sean muy conocidos, aportan nuevos enfoques en sus materias, historias únicas o perspectivas diferentes para compartir.

En todo momento, el organizador es responsable de que la audiencia disfrute con lo que está sucediendo en el evento, lo que es el objetivo final de cualquier iniciativa de este tipo. Para ello, debe asegurarse de la calidad del contenido y si responde a las necesidades de los futuros oyentes.

Igualmente, la dirección del equipo del evento recae sobre el organizador, que deberá ser el guía y líder de las personas que trabajan junto a él, haciendo que se sientan partícipes de la comunidad.

Licencia TEDx

Una vez que se es consciente de las responsabilidades y obligaciones que implica organizar un evento TEDx, es momento de efectuar la solicitud de la licencia. Este contrato es limitado, no exclusivo y revocable, y permite usar el nombre, el logotipo, las marcas registradas, las marcas de servicio y los materiales de TEDx disponibles para su reproducción en aquellos lugares que se especifican, como la página web o el nombre del evento.

Además, en el contrato de licencia se detallan otras cláusulas importantes como los derechos del nombre del evento, la exención de responsabilidades por parte de TEDx, las obligaciones de privacidad y las leyes por las que se rige este acuerdo de licencia.

Voluntarios TEDx

Para organizar un evento TEDx con éxito, es necesario contar con un equipo de voluntarios dinámico y multidisciplinar.

Este equipo de voluntarios se organizará por roles, en función de las habilidades específicas de cada persona. Estos roles serán:

• Concesionario: Organizador y licenciatario principal.
• Curador: Será la persona encargada de elegir quién hablará en el evento.
• Productor ejecutivo: Dirigirá toda la producción y la planificación para el día del evento.
• Administrador de evento: Administra la mayor parte de la logística del día del evento (contacto con el personal, gestión de actividades fuera del escenario, emisión de entradas y registro).
• Gestor de patrocinios y presupuestos: Responsable de recaudar dinero de los patrocinadores para los gastos del evento y de administrar las finanzas del evento.
• Diseñador: Crea el logotipo del evento, el sitio web, los materiales de marca y otros componentes estéticos de su evento.
• Director de comunicación, redacción y marketing: Crear y administra una fuerte presencia en línea de su evento, incluido el contenido del sitio web, un blog y las redes sociales
• Administrador del sitio web: Responsable del desarrollo y la administración del sitio web.
• Vídeo y producción: Esta persona tiene la importante tarea de supervisar el video y la producción del evento, desde la gestión de las necesidades de audio y video, los operadores de cámara y la transmisión en vivo del evento.
• Voluntarios de respaldo: equipo secundario de voluntarios para ayudar al equipo ejecutivo en sus tareas y para recibir asistencia el día del evento.

Lugar para organizar un evento TEDx

La elección del espacio dónde se va a llevar a cabo el evento es una parte fundamental para el éxito del mismo. Este lugar deberá adaptarse a las necesidades de la audiencia, tema y tipo de evento.

En cuanto al tamaño, se recomienda ser prudente, siendo consciente de las limitaciones de presupuesto y organización. Deberá contar con los equipamientos necesarios para el correcto desarrollo del evento, como espacios para proyectar y ver vídeos, baños convenientemente ubicados, zonas de exposición para patrocinadores, espacios para comidas y bebidas…

Si es posible, es preferible elegir un lugar que sea accesible en transporte público. Esto hace que el evento sea más accesible para un público más amplio y ayuda a mantener el impacto ambiental lo más bajo posible.

Patrocinadores TEDx

A la hora de establecer un presupuesto, hay que tener en cuenta cuánto se necesita y cómo obtenerlo. Ahí es donde reside la importancia de los patrocinadores.

Conseguir patrocinadores puede resultar una tarea difícil, ya que hoy en día, nadie da dinero así porque sí. Por eso, es de vital importancia desarrollar una estrategia para convencerlos, a través de la explicación de qué es un evento TEDx, qué beneficios pueden conseguir colaborando con el evento y qué tipo de acciones comerciales pueden llevar a cabo.

Organizar un en evento TEDx puede ser una gran oportunidad para cualquier empresa para, por ejemplo, anunciar el lanzamiento de un nuevo producto, establecer contactos, exhibir proyectos o realizar actividades de entretenimiento y marketing con los asistentes.

Para conseguir esto, es muy importante aportar un plan detallado de todas las acciones que pueden realizar y los distintos niveles de patrocinio disponibles en el evento, dependiendo de las cantidades que se aporten. Incluso se puede establecer una colaboración en especie, a través de la donación de materiales, comida, bolsa de regalos, etc.

Una vez obtenidos los patrocinadores necesarios, es hora de gestionar las relaciones con ellos. Desde que se cierra el acuerdo hasta el día del evento, hay que mantener la comunicación constante, para estar pendiente del último detalle. A aquellos que acudan al evento, se les deberá atender personalmente, siendo recomendable la asignación de esta tarea a una o varias personas.

Por último, es importante llevar a cabo un seguimiento tras la celebración del evento, en el que se comenten las impresiones, cómo se han sentido con respecto a la asociación y el impacto que tuvo en su negocio. Esto favorecerá que en el futuro quieran seguir participando y renueven su patrocinio con TEDx.

Conclusión

Como ya habéis visto, organizar un evento TEDx no es cosa de coser y cantar. Con este post, hemos querido que os hagáis una idea de lo que supone, mencionando las partes más importantes a la hora de organizar un evento TEDx. Para aquellos que queráis una explicación más exhaustiva del proceso para ser organizador local, en la página de TEDx, tenéis toda la información necesaria.

Sin más, os esperamos a todos el próximo 25 de mayo para disfrutar de TEDx Realejo, haciendo realidad su lema “Piensa, Actúa, Sueña”. ¡Hasta la próxima!